控制采购

控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。本过程的主要作用是,确保买卖双方履行法律协议,满足采购需求。图12-6描述本过程的输入、工具与技术和输出,图12-7是本过程的数据流向图。

图12-6控制采购:输入、工具与技术和输出

图12-6控制采购:输入、工具与技术和输出

图12-7控制采购的数据流向图

图12-7控制采购的数据流向图

买方和卖方都出于相似的目的而管理采购合同。每方都必须确保双方履行合同义务,确保各自的合法权利得到保护。合同关系的法律性质,要求项目管理团队清醒地意识到其控制采购的各种行动的法律后果。对于有多个供应商的较大项目,合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的界面。

由于组织结构不同,许多组织把合同管理当做与项目组织相分离的一种管理职能。虽然采购管理员可以是项目团队成员,但他通常向另一部门的经理报告。对于为外部客户实施项目的卖方(也是执行组织),情况通常都是这样的。

在控制采购过程中,需要把适当的项目管理过程应用于合同关系,并把这些过程的输出整合进项目的整体管理中。如果项目有多个卖方,涉及多个产品、服务或成果,这种整合就经常需要在多个层次上进行。需要应用的项目管理过程包括(但不限于):

指导与管理项目工作。授权卖方在适当时间开始工作。

控制质量。检查和核实卖方产品是否符合要求。

实施整体变更控制。确保合理审批变更,以及干系人员都了解变更的情况。

控制风险。确保减轻风险。在控制采购过程中,还需要进行财务管理工作,监督向卖方的付款。该工作旨在确保合同中的支付条款得到遵循,并按合同规定确保卖方所得的款项与实际工作进展相适应。向供应商支付时,需要重点关注的一个问题是,支付金额要与已完成工作紧密联系起来。

在控制采购过程中,应该根据合同来审查和记录卖方当前的绩效或截至目前的绩效水平, 并在必要时采取纠正措施。可以通过这种绩效审查,考察卖方在未来项目中执行类似工作的能力。在需要确认卖方未履行合同义务,并且买方认为应该采取纠正措施时,也应进行类似的审查。控制采购还包括记录必要的细节以管理任何合同工作的提前终止(因各种原因、求便利或违约)。这些细节会在结束采购过程中使用,以终止协议。

在合同收尾前,经双方共同协商,可以根据协议中的变更控制条款,随时对协议进行修改。这种修改通常都要书面记录下来。