采购文件

采购文件

采购文件是用于征求潜在卖方的建议书。如果主要依据价格来选择卖方(如购买商业或标准产品时),通常就使用标书、投标或报价等术语。如果主要依据其他考虑(如技术能力或技术方法)来选择卖方,通常就使用诸如建议书的术语。不同类型的采购文件有不同的常用名称,可能包括信息邀请书(RFI)、投标邀标书(IFB)、建议邀请书(RFP)、报价邀请书(RFQ)、 投标通知、谈判邀请书及卖方初始应答邀请书。具体的采购术语可能因行业或采购地点而异。

买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答,还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购工作说明书(SOW)及所需的合同条款。对于政府采购,法规可能规定了采购文件的部分甚至全部内容和结构。

采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答,又要具有足够的灵活性,允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。

买方通常应该按照所在组织的相关政策,邀请潜在卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸或商业期刊,或者利用公共登记机关或因特网来发布邀请。