组织过程资产

组织过程资产

2.1.4节。组织使用的各种合同协议类型也会影响规划采购管理过程中的决策。可能影响规划采购管理过程的组织过程资产包括(但不限于):

正式的采购政策、程序和指南。大多数组织都有正式的采购政策和采购机构。如果没有,项目团队自身就应该拥有相关的资源和专业技能,来实施采购活动。

与制定采购管理计划和选择合同类型有关的管理系统。

基于以往经验的、现有的多层次供应商系统(由已通过资格预审的卖方组成)。通常可把合同分成两大类,即总价类和成本补偿类合同。还有第三种常用的混合类,即工料合同。下面把这些常用合同类型分开来讨论,但在实践中,合并使用两种甚至更多合同类型进行单次采购的情况也并不罕见。

总价合同。此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。总价合同也可以为达到或超过项目目标(如进度交付日期、成本和技术绩效,或其他可量化、可测量的目标)而规定财务奖励条款。卖方必须依法履行总价合同,否则就可能要承担相应的财务赔偿责任。采用总价合同,买方需要准确定义拟采购的产品或服务。虽然可能允许范围变更,但范围变更通常会导致合同价格提高。

○固定总价合同(FFP)。FFP是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同,因为采购的价格在一开始就确定,并且不允许改变(除非工作范围发生变更)。卖方有义务完成工作,并且承担因不良绩效导致的任何成本增加。在FFP合同下,买方应该准确定义拟采购的产品和服务,对采购规范的任何变更都会增加买方的成本。

○总价加激励费用合同(FPIF)。这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性,允许一定的绩效偏离,并对实现既定目标给予财务奖励。财务奖励通常与卖方的成本、进度或技术绩效有关。绩效目标一开始就要制定好,而最终的合同价格要待全部工作结束后根据卖方绩效来确定。在FPIF合同中,要设置价格上限, 卖方必须完成工作并且要承担高于上限的全部成本。

○总价加经济价格调整合同(FP—EPA)。如果卖方的履约期将跨越相当长的时期(数年),就应该使用本合同类型。它有利于买卖方之间维持多种长期关系。它是一种特殊的总价合同,允许根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增降),以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。EPA条款必须规定用于准确调整最终价格的、可靠的财务指数。FP—EPA合同试图保护买方和卖方免受外界不可控情况的影响。

成本补偿合同。此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本),外加一笔费用作为卖方的利润。成本补偿合同也可为卖方超过或低于预定目标(如成本、进度或技术绩效目标)而规定财务奖励条款。最常见的三种成本补偿合同是:成本加固定费用合同(CPFF)、成本加激励费用合同(CPIF)和成本加奖励费用合同(CPAF)。

如果工作范围在开始时无法准确定义,而需要在以后调整,或者,如果项目工作存在较高的风险,就可以采用成本补偿合同,使项目具有较大的灵活性,以便重新安排卖方的工作。

成本估算的某一百分比计算。费用只能针对已完成的工作来支付,并且不因卖方的绩效而变化。除非项目范围发生变更,否则费用金额维持不变。

○成本加激励费用合同(CPIF)。为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本,并在卖方达到合同规定的绩效目标时,向卖方支付预先确定的激励费用。在CPIF合同中,如果最终成本低于或高于原始估算成本,则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超出部分。例如,基于卖方的实际成本,按照80/20的比例分担(分享)超过(低于)目标成本的部分。

○成本加奖励费用合同(CPAF)。为卖方报销一切合法成本,但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下,才向卖方支付大部分费用。完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用,并且通常不允许申诉。

工作说明书的情况下,经常使用工料合同来增加人员、聘请专家和寻求其他外部支持。这类合同与成本补偿合同的相似之处在于,它们都是开口合同,合同价因成本增加而变化。在授予合同时,买方可能并未确定合同的总价值和采购的准确数量。因此,如同成本补偿合同,工料合同的合同价值可以增加。很多组织要求在工料合同中规定最高价值和时间限制,以防止成本无限增加。另外,由于合同中确定了一些参数,工料合同又与固定单价合同相似。当买卖双方就特定资源的价格(如高级工程师的小时费率或某种材料的单位费率)达成一致意见时,买方和卖方也就预先设定了单位人力或材料费率(包含卖方利润)。