项目采购管理

项目采购管理

项目采购管理包括从项目团队外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。项目组织既可以是项目产品、服务或成果的买方,也可以是卖方。

项目采购管理包括合同管理和变更控制过程。通过这些过程,编制合同或订购单,并由具备相应权限的项目团队成员签发,然后再对合同或订购单进行管理。

项目采购管理还包括控制外部组织(买方)为从执行组织(卖方)获取项目可交付成果而签发的任何合同,以及管理该合同所规定的项目团队应承担的合同义务。

图12-1概括了项目采购管理的各个过程,包括:

12.1规划采购管理——记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。

12.2实施采购——获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。

12.3控制采购——管理采购关系、监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

12.4结束采购——完结单次项目采购的过程。

上述过程不仅彼此相互作用,而且还与其他知识领域中的过程相互作用,详见第3章和附录A1。

图12-1项目采购管理概述

图12-1项目采购管理概述

项目采购管理过程围绕包括合同在内的协议来进行。协议是买卖双方之间的法律文件。合同是对双方都有约束力的协议,规定卖方有义务提供有价值的东西,如规定的产品、服务或成果,买方有义务支付货币或其他有价值的补偿。协议可简可繁,应该与可交付成果和所需工作的简繁程度相适应。

采购合同中包括条款和条件,也可包括其他条目,如买方就卖方应实施的工作或应交付的产品所做的规定。在遵守组织的采购政策的同时,项目管理团队必须确保所有采购都能满足项目的具体需要。因应用领域不同,合同也可称做协议、谅解、分包合同或订购单。大多数组织都有相关的书面政策和程序,来专门定义采购规则,并规定谁有权代表组织签署和管理协议。

虽然所有项目文件可能都要经过某种形式的审批,但是,鉴于其法律约束力,合同或协议通常需要经过更多的审批程序。在任何情况下,审批程序的主要目标是确保以清晰的合同语言来描述产品、服务或成果,以满足既定的项目需要。

项目管理团队可尽早寻求合同、采购、法律和技术专家的支持。组织政策可能强行要求这些专家参与。

项目采购管理过程所涉及的各种活动构成了协议生命周期。通过对协议生命周期进行积极管理,并仔细斟酌采购条款和条件的措辞,某些可识别的项目风险就可由双方分担或转移给卖方。签订产品或服务协议,是分配风险管理责任或分担潜在风险的一种方法。

在复杂项目中,可能需要同时或先后管理多个合同或分包合同。这种情况下,单项合同的生命周期可在项目生命周期中的任何阶段结束。项目采购管理是从买卖方关系的角度进行讨论的。买卖方关系是采购组织与外部组织之间的关系,可存在于项目的许多层次上。

因应用领域不同,卖方可以是承包商、分包商、供货商、服务提供商或供应商。根据买方在项目采购链中的不同位置,买方也可称为顾主、客户、总承包商、承包商、采购组织、 服务需求者或采购方。在合同生命周期中,卖方首先是投标人,然后是中标人,之后是签约供应商或供货商。

如果涉及的不只是现货物资、商品或普通产品,则卖方通常应把相关工作当做一个项目来管理。在这种情况下:

买方成了客户,因而是卖方的一个关键项目干系人。

卖方的项目管理团队必须关注项目管理的全部过程,而不只是本知识领域的那些过程。

合同条款和条件成为卖方许多管理过程的关键输入。合同可以实际包含各种输入(如主要可交付成果、关键里程碑、成本目标),或者可以限制项目团队的选择余地(如在设计项目中,关于人员配备的决定往往要征得买方的批准)。

本章假设买方由项目团队充当,而卖方则来自项目团队的外部。本章还假设买卖方之间有正式的合同关系。但是,本章的大多数内容同样适用于项目团队内部各部门之间达成的、 非合同形式的协议。