项目管理办公室

项目管理办公室

项目管理办公室(Project Management Office,PMO)是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一个组织部门。PMO的职责范围可大可小, 从提供项目管理支持服务,到直接管理一个或多个项目。

有几种不同类型的PMO,它们对项目的控制和影响程度各不相同,例如:

支持型。支持型PMO担当顾问的角色,向项目提供模板、最佳实践、培训,以及来自其他项目的信息和经验教训。这种类型的PMO其实就是一个项目资源库,对项目的控制程度很低。

控制型。控制型PMO不仅给项目提供支持,而且通过各种手段要求项目服从,例如要求采用项目管理框架或方法论,使用特定的模板、格式和工具,或者服从治理。这种类型的PMO对项目的控制程度属于中等。

指令型。指令型PMO直接管理和控制项目。这种类型的PMO对项目的控制程度很高。

PMO从公司战略项目中获取数据和信息,进行综合分析,评估项目服务于战略目标的程度。PMO在项目组合、项目集、项目与公司考评体系(如平衡计分卡)之间建立联系。

除了被集中管理以外,PMO所支持和管理的项目不一定彼此关联。PMO的具体形式、职能和结构取决于所在组织的需要。

为了保证项目符合组织的业务目标,PMO可能有权在每个项目的生命周期中充当重要干系人和关键决策者,有权提出建议,有权根据需要中止项目或采取其他行动。此外,PMO还可能参与共享资源或专用资源的选择、管理和调配。

PMO的一个主要职能是通过各种方式向项目经理提供支持,这些方式包括(但不限于):

对PMO所辖的全部项目的共享资源进行管理;

识别和制定项目管理方法、最佳实践和标准;

指导、辅导、培训和监督;

通过项目审计,监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度;

制定和管理项目政策、程序、模板和其他共享的文件(组织过程资产);

对跨项目的沟通进行协调。

项目经理与PMO追求不同的目标,有不同的需求。但他们的所有努力都必须符合组织的战略需求。项目经理与PMO之间的角色差异可能包括:

项目经理关注特定的项目目标,而PMO管理主要的项目集范围变更,这些变更可被视为能促进业务目标实现的潜在机会;

项目经理控制分配给本项目的资源,以更好地实现项目目标,而PMO负责优化利用所有项目共享的组织资源;

项目经理管理单个项目的制约因素(范围、进度、成本和质量等),而PMO站在企业的高度对方法论、标准、整体风险/机会、测量指标和项目间的依赖关系进行管理。