规划沟通管理

规划沟通管理

规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是,识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。图10-2描述本过程的输入、工具与技术和输出,图10-3是本过程的数据流向图。

图10-2规划沟通管理:输入、工具与技术和输出

图10-2规划沟通管理:输入、工具与技术和输出

图10-3规划沟通管理的数据流向图

图10-3规划沟通管理的数据流向图

规划项目沟通对项目的最终成功非常重要。沟通规划不当,可能导致各种问题,例如,信息传递延误、向错误的受众传递信息、与干系人沟通不足,或误解相关信息。

在大多数项目中,都是很早就进行沟通规划工作,例如在项目管理计划编制阶段。这样,就便于给沟通活动分配适当的资源,如时间和预算。有效果的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众,并且使信息产生正确的影响。而有效率的沟通是指只提供所需要的信息。

虽然所有项目都需要进行信息沟通,但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。此外,在本过程中,需要适当考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。需要考虑的重要因素包括(但不限于):

谁需要什么信息和谁有权接触这些信息;

他们什么时候需要信息;

信息应存储在什么地方;

信息应以什么形式存储;

如何检索这些信息;

是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等。

应该在整个项目期间,定期审查出自规划沟通管理过程的成果,以确保其持续适用。