项目沟通管理

项目沟通管理

项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通,无论这些成员或干系人是来自组织内部(位于组织的各个层级上)还是组织外部。有效的沟通在项目干系人之间架起一座桥梁,把具有不同文化和组织背景、不同技能水平、不同观点和利益的各类干系人联系起来。这些干系人能影响项目的执行或结果。

图10-1概述了项目沟通管理的各个过程,包括:

10.1规划沟通管理——根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划的过程。

10.2管理沟通——根据沟通管理计划,生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。

10.3控制沟通——在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的需求。

上述过程不仅彼此相互作用,而且还与其他知识领域中的过程相互作用,详见第3章和附录A1。

上述过程所涉及的沟通活动,可按多种维度进行分类。需要考虑的维度包括(但不限于):

内部(在项目内)和外部(客户、供应商、其他项目、组织、公众);

正式(报告、会议记录、简报)和非正式(电子邮件、备忘录、即兴讨论);

垂直(上下级之间)和水平(同级之间);

官方(新闻通讯、年报)和非官方(私下的沟通);

书面和口头,以及口头语言(音调变化)和非口头语言(身体语言)。

大多数沟通技能对于通用管理和项目管理都是相通的,例如:

主动倾听和有效倾听;

通过提问、探询意见和了解情况,确保更好地理解;

开展教育,增加团队知识,以便更有效地沟通;

寻求事实,以识别或确认信息;

设定和管理期望;

说服个人、团队或组织采取行动;

通过激励来鼓舞士气或重塑信心;

通过训练来改进绩效和取得期望结果;

通过协商,达成各方都能接受的协议;

解决冲突,防止破坏性影响;

概述、重述,并确定后续步骤。

图10-1项目沟通管理概述

图10-1项目沟通管理概述