组织图和职位描述

组织图和职位描述

可采用多种格式来记录团队成员的角色与职责。大多数格式属于以下三类(见图9-4): 层级型、矩阵型和文本型。此外,有些项目人员安排可在子计划(如风险、质量或沟通管理计划)中列出。无论使用什么方法,目的都是要确保每个工作包都有明确的责任人,确保全体团队成员都清楚地理解其角色和职责。例如,层级型可用于规定高层级角色,而文本型更适合用于记录详细职责。

 

图9-4角色与职责定义格式 

图9-4角色与职责定义格式

层级型。可以采用传统的组织结构图,自上而下地显示各种职位及其相互关系。工作分解结构(WBS)用来显示如何把项目可交付成果分解为工作包,有助于明确高层级的职责。WBS显示项目可交付成果的分解,而组织分解结构(OBS)则按照组织现有的部门、单元或团队排列,并在每个部门下列出项目活动或工作包。运营部门(如信息技术部或采购部)只需要找到其所在的OBS位置,就能看到自己的全部项目职责。资源分解结构(RBS)是按资源类别和类型,对资源的层级列表,有利于规划和控制项目工作。每向下一个层次都代表对资源的更详细描述,直到可以与工作分解结构(WBS)相结合,用来规划和监控项目工作资源分解结构对追踪项目成本很有用,并可与组织的会计系统对接。它可包含人力资源以外的其他各类资源。

矩阵型。责任分配矩阵(RAM)是用来显示分配给每个工作包的项目资源的表格。它显示工作包或活动与项目团队成员之间的关系。在大型项目中,可以制定多个层次的RAM。例如,高层次RAM可定义项目团队中的各小组分别负责WBS中的哪部分工作,而低层次RAM则可在各小组内为具体活动分配角色、职责和职权。矩阵图能反映与每个人相关的所有活动,以及与每项活动相关的所有人员。它也可确保任何一项任务都只有一个人负责,从而避免职责不清。RAM的一个例子是RACI(执行Responsilble、负责Accountable、咨询Consult和知情Inform)矩阵,如图9-5所示。图中最左边的一列表示有待完成的工作(活动)。分配给每项工作的资源可以是个人或小组。项目经理也可根据项目需要,选择“领导”、“资源”或其他适用词汇,来分配项目责任。如果团队是由内部和外部人员组成,RACI矩阵对明确划分角色和期望特别有用。

图9-5RACI矩阵

图9-5RACI矩阵

文本型。如果需要详细描述团队成员的职责,就可以采用文本型。文本型文件通常以概述的形式,提供诸如职责、职权、能力和资格等方面的信息。这种文件有多种名称,如职位描述、角色—职责—职权表。该文件可作为未来项目的模板,特别是在根据当前项目的经验教训对其内容进行更新之后。